Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 verschärft das Bundesfinanzministerium die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die wichtigsten Regelungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.

 

 

 

Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse) erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)

 

  • jederzeit verfügbar

  • unverzüglich lesbar und

  • maschinell auswertbar

 

aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung)

 

Die Geräte (Registrierkassen und nachgeordnete DV-Systeme) müssen den

 

  • Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoSB) und den

  • Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

 

entsprechen.

 

Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig. Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

 

Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:

 

  • Journaldaten

  • Auswertungsdaten (Berichte)

  • Programmierdaten und

  • Stammdatenänderungen

 

 

 

Die Einsatzorte und-zeiträume der Kassen sind ebenfalls zu protokollieren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen Bedienungs- und Programmieranleitungen.

 

 

 

Alle steuerlichen relevanten Einzeldaten nebst den hiermit erstellten Rechnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Ob dieser Verpflichtung ausreichend nachgekommen wird, hat der Unternehmer zu beweisen, d.h. im Streitfall trägt er die Nachweispflicht.
Dafür muss der Unternehmer unter anderem sicherstellen, dass die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

 

Nicht zulässig ist es,
• diese Daten zu verdichten
• nur die Rechnungsendsummen zu speichern
ODER
• die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form aufzubewahren.
Können die Daten nicht allesamt im Gerät gespeichert werden bzw. reicht der interne Speicher des Geräts für eine Aufbewahrung während des gesamten 10jährigen Aufbewahrungszeitraums nicht aus, muss eine Datenspeicherung auf einem externen Datenträger erfolgen. Diese muss unveränderbar und maschinell auswertbar sein. Dies betrifft insbesondere bei Registrierkassen die Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.

 

Neben der kompletten Speicherung aller steuerlich relevanten Einzeldaten müssen auch die Einsatzorte und -zeiträume der Geräte protokolliert werden, um Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen vorzubeugen.
Werden mit dem Gerät auch unbare Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, muss ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung gewährleistet sein.

 

 

 

Übergangsregelung:
Entspricht das im Betrieb vorhandene Datenverarbeitungssystem bauartbedingt nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung, wird es nicht beanstandet, wenn das Gerät bis zum 31.12.2016 weiterhin im Betrieb verwendet wird. Dies gilt allerdings nur, wenn der Unternehmer alle technisch möglichen Softwareanpassungen durchführt, um den gesetzlichen Anforderungen weitgehend nachzukommen. Diese Software sollte im Hinblick auf die den Unternehmer treffende Feststellungslast ausreichend aktualisiert werden. Für Registrierkassen, bei denen dies nicht möglich ist, gelten die alten Grundsätze fort.


Fazit


Aus diesem BMF Schreiben lassen sich folgende Schlüsse ziehen:
Der Trend zur Formalismus im Steuerrecht wird durch dieses Schreiben weiter befördert. Durch die Umkehr der Beweislast auf den Unternehmer kann nur derjenige beruhigt der Betriebsprüfung entgegensehen, der sich rechtzeitig informiert und Maßnahmen ergreift. Dass der Aufwand, der hierfür erforderlich ist, manchen Unternehmer an seine Grenzen bringt, ist verständlich, schützt ihn jedoch nicht gegen Angriffsprunkte bei anstehenden Betriebsprüfungen.